Antonio Ramírez (ByeFile): “Los departamentos de administración son los que más volumen de documentos generan” - El Sol Digital
Antonio Ramírez (ByeFile): “Los departamentos de administración son los que más volumen de documentos generan”Contenedor de papel para su posterior destrucción

Antonio Ramírez (ByeFile): “Los departamentos de administración son los que más volumen de documentos generan”

C.H.- El papel está en retirada, el mundo digital le empuja al reciclaje, pero ¿qué hacer con tanto papel en la empresa acumulado desde hace décadas? Para dar respuesta a esta pregunta surgen empresas especializadas que hacen de la confidencialidad su práctica diaria. El Sol Digital habla con el responsable en Málaga de Byefile.

¿Cómo surge ByeFile y cuál ha sido su evolución hasta hoy?

Byefile nace en junio de 2008 bajo el paraguas del grupo Reisswolf, líder del mercado de la destrucción a nivel internacional.

Surge por pura necesidad, yo era socio de una importante consultora de empresas de Málaga, en ese momento nos cambiábamos de oficina y teníamos que destruir gran parte del archivo. Las trituradoras de oficina no eran la solución para el gran volumen que teníamos, si lo entregábamos a una empresa de reciclaje no garantizaba la confidencialidad ni de nuestros datos ni la de nuestros clientes y proveedores.

Decidí buscar en internet alguna empresa que se dedicara a la destrucción confidencial y descubrí que ya había más de 70 empresas que estaban actuando en España pero que en Andalucía tenían poca presencia. Encontré Reisswolf en internet, tenía presencia en Barcelona y Madrid, rellené un formulario y nos fuimos mi mujer y yo a visitar las plantas de Alemania y Holanda. En pocos meses y tras un proceso de selección y formación, me encontraba preparando toda la infraestructura para prestar servicios en Andalucía.

En junio de 2018 hemos cumplido nuestro décimo aniversario después de nacer en plena crisis y sortear numerosos momentos de extrema dificultad.

Actualmente somos seis personas los que formamos la familia Byefile, repartidos en 5 departamentos: atención al cliente y administración, logística, planta de destrucción, gerencia, marketing y ventas.

¿Qué tipo de documentación destruyen? ¿Papel, datos en la red…?

El 99 por ciento es documentación en papel, nóminas, expedientes académicos, historias clínicas, actas y estados contables de comunidades de propietarios, libros contables, currículums, pólizas de seguros, recibos bancarios y documentación diaria que  se tiene que destruir. También destruimos discos duros de ordenadores y cd con datos y copias de seguridad.

¿En el caso del papel son las razones de espacio las que hacen que una empresa se deshaga de él?

El espacio es una de la razones. El espacio dedicado a un archivo es limitado y los metros cuadrados son muy caros, sobre todo en la capital. El cumplimiento de la LOPD y evitar cuantiosas sanciones, es otro. El artículo 4 de la LOPD incluye la mínima conservación de los datos de carácter personal, que habrán de ser cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido recabados. Finalizado dicho plazo, los datos deberán ser destruidos. El ahorro de tiempo y dinero es una de las razones en despachos o empresas con más de diez personas en el departamento de administración, la trituradora de oficina es lenta, gasta luz, tienes que quitar grapas y plásticos, recoger el residuo que genera y depositarlo en el contenedor azul de reciclaje, que no siempre lo tenemos cerca. Tenemos calculado un ahorro de hasta tres veces usando nuestros servicios.

Colaborar con el medio ambiente es otra de las razones, por cada 1.000 kg de papel ayudamos a salvar hasta 17 arboles.

Lógicamente, está relacionado el volumen de la empresa con la cantidad de papel, ¿apreciáis esta relación?

Evidentemente, está relacionada con la cantidad de personas que componen los departamentos de administración que son los que más volumen de documentos generan.

¿Recicláis el papel?

Así es. Reciclar es importante pero siempre después de haberlo destruido convenientemente. Toda la documentación destruida es entregada a un gestor de residuos autorizado para proceder a su reciclaje.

¿Qué diferencias habéis notado tras el nuevo reglamento europeo de protección de datos?

Hay una mayor concienciación de que no podemos tirar documentos directamente al contenedor de reciclaje sin haber pasado por un proceso de destrucción. También está ayudando la labor de asesoramiento de todos los profesionales especializados en materia de protección de datos, abogados , consultores, asesores.

 ¿Notáis la disminución del uso del papel?

La Administración pública desde la entrada en vigor de la factura electrónica ha reducido en un 50 por ciento la utilización del papel. Las campañas de #ceropapel también están acompañando a este proceso.

byefile
Vehículos de la empresa

 ¿Irá a menos el negocio al reducirse la utilización de papel en las empresas?, ¿cómo os vais a reinventar?

Por supuesto, ya se está notando y mucho. Ya se han cerrado varias fábricas de papel. Nosotros tenemos puesta la mirada en el tema de la seguridad de la información, no somos papeleros ni recicladores, somos una empresa que cuida y ayuda en la seguridad de la información.

¿Qué le diría al empresario para que cierre un acuerdo con ByeFile?

Que opte por el cambio y pase al próximo nivel. Es el momento de contactar con Byefile y externalizar el riesgo de la fuga de información de su empresa. Nos adaptamos tanto al pequeño despacho profesional como a una gran multinacional, tanto a una clínica pequeña como a un gran centro hospitalario. Tenemos precios adaptados para cubrir todas las necesidades, desde 99 euros al año pueden estar seguros que la información confidencial de su empresa será destruida según la normativa UNE 15713 en la cual está certificada Byefile.

¿Cuáles son sus próximos proyectos?

Para el año 2019, incrementar nuestra presencia en todas las capitales andaluzas y convertir a Byefile en la primera opción en la que piense una empresa o Administración pública a la hora de plantearse la destrucción confidencial de sus documentos o archivos.

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