Claves en la organización personal (I): clasificar lo concreto - El Sol Digital

Claves en la organización personal (I): clasificar lo concreto

Pablo Romeo. Mentor y director de Smileconsultores.

Durante el día todos hacemos “un montón de cosas”. Mientras que unas son importantes de verdad (las llamaremos “clave”) y aportan beneficios, otras, por muy importantes que parezcan, no aportan absolutamente nada. Por tanto, cualquier profesional o gerente que quiera mejorar su rendimiento, que es una de las partes más determinantes de la organización personal, aunque no la única, tendrá que llenar su día de actividades clave.

El primer obstáculo que nos encontramos es definir qué es una actividad. Fidelizar clientes, mejorar márgenes o aumentar ventas, por ejemplo, no son actividades. Actividades son cosas concretas que hacemos para conseguir lo que deseamos. Una actividad es la parte mínima indivisible que tiene sentido por sí misma. Por ejemplo, una llamada telefónica no es necesario desglosarla en partes como descolgar, marcar el número, etc., ya entendemos que es una acción concreta. En cualquier caso y ante la duda, preguntarse: ¿Tendría sentido anotarla mañana a las 09:00 en mi planificador? Evidentemente, anotar “llamar a Pedro” tiene sentido, sin embargo, mejorar las ventas no lo tiene, debemos concretar cómo lo vamos a hacer.

Decíamos que hacemos muchas cosas durante el día, pero si queremos mejorar nuestro rendimiento es imprescindible separar el grano de la paja. Es vital que conozcamos cuáles son las actividades que nos aportan dinero para ir al grano.

Vamos a complicarlo un poco más. Hay actividades clave tangibles, que son aquellas en las que se puede medir la acción con el resultado. Por ejemplo, hago diez visitas al mes, consigo dos clientes que facturan 1.000 € cada uno. Pregunta: si quiero facturar el doble, ¿qué tengo que hacer? Existe una relación directa entre lo que hago y lo que consigo.

También hay una categoría de actividades clave intangibles, que también son importantes, pero no se pueden medir. Por ejemplo, hacer un curso es importante, pero no encontraremos el resultado de ese curso en nuestra cuenta de explotación.

La pregunta es clara: ¿Por qué no les dedico más tiempo? La respuesta es evidente: en primer lugar, porque nunca me he preguntado “esas cosas” y, en segundo, porque, al no tener clara esa diferencia, actúo por la presión y las urgencias de los demás. Eso, evidentemente, tiene consecuencias en mis resultados y en mis jornadas.

Además, con frecuencia existen unas cuantas actividades clave que las personas sabemos que deberíamos hacer pero, por diferentes causas (no las domino, no me gustan, etc.), simplemente no las hacemos, las dejamos “para otro momento”. Son con frecuencia éstas (formar, delegar, pensar, etc.), las que nos impiden dedicarnos realmente a las actividades clave.

Y cuando tenga un buen listado de actividades clave, ¿qué pasará?, ¿mejorará mi empresa? Pues más bien no. Además de conocerlas, debemos realizarlas, y para ello nada mejor que fijar una meta y llevarla al planificador como Imperativa, además de medir su cumplimento.

Aún tenemos una tercera categoría de actividades clave: las de alta satisfacción. Estas son en las que el resultado se puede medir en “mi cuenta de resultados emocionales”, como hacer ejercicio. Con éstas se pretende lo mismo, no basta con que me guste ir en bicicleta si nunca lo hago porque no tengo tiempo. He de identificar las actividades clave, poner metas, llevarlas al planificador y hacerlas. Es la misma diferencia que existe entre tener la intención de hacer y hacer.

Un plan de acción consiste en identificar la actividad clave, ver sus beneficios, fijar una meta, planificarla, medirla y alcanzarla. El camino del éxito es algo permanente y continuado, no una casualidad.

Realmente, las actividades clave son pocas, aquí hay una relación, no exhaustiva, pero sí bastante completa.

Actividades clave:

  • Son las actividades directamente relacionadas con la consecución de resultados
  • Las que generan más beneficio
  • Las que justifican un puesto

Ejemplos:

Gerente de PYME

Área Financiera y Área Comercial.

  • Definir presupuestos, sistemas de seguimiento y control
  • Hacer el seguimiento y control del presupuesto
  • Negociar con los bancos
  • Definir los objetivos comerciales y el sistema de seguimiento y control
  • Realizar el seguimiento y control de los objetivos
  • Visitar a clientes tipo A
  • Preparar las visitas

Área de Gestión de Personal y RRHH y Producción

  • Formación y motivación de su equipo
  • Plan de Acogida
  • Definir los objetivos y coordinarlos con producción, definir el sistema de seguimiento y control
  • Hacer el seguimiento de los objetivos
  • Asegurar el control de calidad
  • Reducir mermas y pérdidas

Área de Compras

  • Negociar con proveedores importantes

Responsable de producción / Jefe de producción / Director de producción

  • Planificar la producción en relación a los pedidos, sus RRHH y el material a utilizar
  • Hacer seguimiento de la planificación realizada
  • Definir las acciones correctivas para reducir los desvíos de la planificación
  • Controlar tiempos de producción
  • Planificar el mantenimiento: preventivo y correctivo
  • Coordinar el mantenimiento correctivo
  • Reuniones con: gerencia, compras, operarios y comercial
  • Determinar el tipo de material para cada pedido
  • Análisis de ratios

RESPONSABLE COMERCIAL/DIRECTOR COMERCIAL

  • Planificación de su actividad comercial.
  • Visitas a clientes.
  • Establecimiento de objetivos para su equipo, sistema de seguimiento y control.
  • Seguimiento y control de objetivos con su equipo.
  • Formación a su equipo.
  • Motivación de su equipo.
  • Conocimiento del mercado.
  • Reuniones con: gerencia, producción y su equipo.
  • Formarse en sus áreas de mejora.

RESPONSABLE DE COMPRAS/JEFE DE COMPRAS

  • Definir la política de compras.
  • Establecer criterios de selección de proveedores.
  • Seleccionar proveedores.
  • Negociar con proveedores.
  • Analizar productos y ofertas.
  • Programar compras.
  • Definir stocks mínimos.
  • Definir lotes óptimos de compra.

RESPONSABLE FINANCIERO/DIRECTOR DE FINANZAS y/o ADMINISTRACIÓN

  • Realización del presupuesto.
  • Control del presupuesto.
  • Análisis de las desviaciones.
  • Presupuestar inversiones.
  • Análisis de inversiones.
  • Asientos especiales.
  • Revisión de cuentas.
  • Cobros / pagos.
  • Control de saldos.
  • Minimizar impuestos.
  • Negociación bancaria.
  • Control de stocks.
  • Reuniones con gerencia.

A veces, una de las maneras más sencillas de comprender el sentido de algo es definir lo contrario, y es aquí donde introducimos el concepto de actividades no rentables (time-killers, en inglés). En oposición a las actividades clave, son aquellas que:

  • Se realizan aunque contribuyen muy poco en la consecución de resultados. No es que no sean importantes, simplemente no aportan al negocio.
  • Generan muy poco beneficio
  • Siempre que sea posible, debemos delegarlas
  • No justifican la inversión de tiempo en relación al resultado que consiguen

Ejemplos de actividades no rentables por puestos tipo

GERENTE DE PYME

Área Financiera, Área Comercial

  • Gestión de bancos.
  • Trabajo mecánico–administrativo.
  • Devoluciones de recibos.
  • Desplazamientos.
  • Localizar empresas que se van a visitar.
  • Preparar la documentación para las visitas.
  • Trabajos administrativos.
  • Preparar listados.
  • Hacer llamadas de prospección.

Área de Gestión de Personal y RRHH Producción

  • Trabajos administrativos.
  • Hacer trabajos técnicos y mecánicos.
  • Solucionar averías técnicas.
  • Atender cualquier reclamación.

Compras

  • Controlar el almacén.
  • Seguimiento de pedidos.
  • Atender a cualquier proveedor en cualquier momento.

RESPONSABLE DE PRODUCCIÓN/JEFE DE PRODUCCIÓN/DIRECTOR DE PRODUCCIÓN

  • Realizar trabajos técnicos de averías
  • Trabajar en las máquinas para producir.
  • Tareas administrativas.

RESPONSABLE COMERCIAL/DIRECTOR COMERCIAL

  • Tareas administrativas.
  • Resolución de todas las incidencias.
  • Cobro de morosos.
  • Tiempos de espera.
  • Desplazamientos.
  • Atención en exceso a determinados clientes.

RESPONSABLE DE COMPRAS/JEFE DE COMPRAS

  • Ubicar existencias.
  • Ejecutar el control de calidad.
  • Tareas administrativas.

RESPONSABLE FINANCIERO

  • Tareas administrativas.
  • Correspondencia.
  • Asientos normales.
  • Informes y organismos oficiales.

¡Qué mal paradas salen las tareas administrativas! Pero, ¿para qué están los administrativos? Un profesional libre que lea esto pensará que esto sólo es para empresas de producción, pero no es cierto. Una empresa es una empresa y lo frecuente es encontrarse a profesionales que hacen casi todo y no el trabajo de un gerente. Claro que tendrán que resolver casos, estar pendientes de las incidencias de sus clientes más importantes o ejecutar un proyecto, pero esto no debe confundirse con el típico “cómo no lo haga yo”.

O dicho de otra forma: un empresario sin equipo -incluidos los profesionales- no es un empresario, puesto que lo que tiene es un autoempleo, no una empresa.

En conclusión, se trata de definir muy bien qué cosas debo hacer como gerente para que mi negocio crezca, escribirlas en concreto y ponerles cifras. Entonces podré planificarlas y medir cuánto estoy consiguiendo. Solo lo concreto se puede llevar a la acción, el resto son ideas más o menos brillantes.

 

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