¿Tienes un minuto?

¿Tienes un minuto?

Pablo Romeo
Director Ejecutivo de Smile Consultores

Esta pregunta aparentemente inofensiva esconde graves consecuencias. Las interrupciones son como las malas hierbas, en cuanto arrancas una aparecen dos en su lugar. Las interrupciones, al fragmentar el tiempo y destruir la concentración, acaban con la productividad, alargan innecesariamente la jornada laboral y retrasan inevitablemente el cumplimiento de compromisos. El incumplimiento, al menos a las personas responsables, les provoca frustración, estrés y decepción.

Por lo tanto, la educación o las reglas de cortesía al conceder a un interlocutor ese minuto (que siempre se convierten en 45 minutos) nos harán infelices e improductivos.
El deseo de agradar a los demás realmente esconde una realidad: las prioridades de otros son más importantes que tu propio tiempo, con lo cual se destruye tu esquema, tu plan de acción. Tratar las interrupciones requiere adoptar algunas actitudes positivas hacia ti mismo y hacia los demás, planteándose un esquema razonable, y ajustándose al mismo con determinación. El hecho de ser responsables con nuestra misión y con el uso de nuestro tiempo no implica que dejemos de ser considerados como los demás, pero no necesariamente en este momento.

Hay algunas estrategias que pueden ayudar a establecer hábitos de gestión del tiempo más productivos:
Reserva espacios de tiempo para trabajar en las actividades clave, las que sean de vital importancia para alcanzar los objetivos.
Organiza tu esquema de forma que no puedan interrumpirte en este momento. Cuando puedas trabajar sin interrupciones, habrás ahorrado todo el tiempo que habrías invertido en interrupciones, así como el tiempo necesario para volver a centrar tu atención en el trabajo que hubieras empezado. Esto no es una broma pues en las organizaciones, la principal causa de pérdida de productividad son las interrupciones. En una empresa media, cada persona puede recuperar 5 horas semanales de tiempo si éstas se gestionan correctamente. Hagamos este ejercicio: tenemos una empresa con 7 colaboradores más el gerente, si cada uno ahorra una hora diaria todos los días laborables del año, ¡tenemos el equivalente a una persona adicional en la plantilla en términos de carga de trabajo asumible!
Por tanto, apunta esos espacios de tiempo en la agenda de la misma forma que si se tratase de una reunión de trabajo. Si alguien quiere verte, entonces podrás decirle que tienes una cita, no es necesario que añadas “conmigo mismo”. Si cuentas con alguna persona que pueda hacer de filtro, entrénala para decir con naturalidad a las personas que te hayan llamado que estás ocupado y que te dejen un mensaje, así como promételes que les devolverás la llamada más tarde. Ayuda a tu equipo a actuar de igual forma entre ellos, con los clientes, con los proveedores…

Solicita a las personas con las que interaccionas con frecuencia que respeten tu tiempo. Una vez hecho esto, ayuda tú también a proporcionar el mismo respeto por el tiempo a cualquier otra persona que lo solicite o necesite. Este concepto se puede utilizar tanto en el entorno laboral como en el familiar. Los padres pueden cooperar en la protección del tiempo que los hijos necesitan para hacer los deberes escolares. Se puede enseñar a los hijos a que esperen a hacer sus preguntas y peticiones hasta que los padres hayan terminado.

Utiliza el símbolo de una puerta cerrada. Cuando no puedas permitirte ninguna interrupción, cierra la puerta de tu despacho o de la habitación en la que estés trabajando. Se trata de una forma educada de indicarles a los demás que estás ocupado en un asunto importante. Si no tienes puerta crea una señal que los demás entiendan que significa “ahora estoy concentrado” (una señal de stop, la foto de una puerta, un clic policía con un brazo en posición de alto…).

Una puerta cerrada puede evitar la típica conversación informal que se produce cuando alguien pasa cerca de una puerta abierta, al sentirse la otra persona libre para hablar sin sentirse rechazada. Por otra parte, si la puerta está abierta, es casi imposible evitar hablar sin que la otra persona se sienta ofendida.
Utiliza el lenguaje corporal para evitar las interrupciones. Cuando pase por tu despacho alguien con fama de mantener largas conversaciones, ponte de pie y permanece así mientras habla. Se trata de una forma eficaz de indicar que solamente deseas mantener una conversación corta, y al demostrar tu cortesía con el visitante levantándote de tu silla, éste no puede sentirse ofendido.
Otra manera de conseguir tu propósito es permanecer en tu posición de trabajo, exagerando ligeramente tu comportamiento, a fin de transmitir a la otra persona que el trabajo que estás realizando es de suma importancia. Si apartas los papeles o dejas caer el bolígrafo, o si te acomodas en tu silla y te relajas, habrás invitado a la otra persona a quedarse y a hablar durante un buen rato (recuerda: 45 minutos).
Una vez que se ha producido la interrupción, presta toda tu atención, pero sin perder tu actitud de estar trabajando. Se trata de otro mensaje subliminal para indicar que el orden del día es el trabajo, y no una relación social.
Controla el teléfono, whatsapp, social media. A no ser por el teléfono y otros recursos tecnológicos, sería muy difícil vivir de una forma tan cómoda y eficaz como la de hoy en día. El teléfono ahorra muchas horas de desplazamientos, permite el acceso inmediato a la información y acelera la comunicación. Lo mismo que otras herramientas de comunicación.
Una de las consecuencias de depender tan directamente del teléfono, es que para la mayoría de nosotros resulta una herramienta imprescindible. El sonido de teléfono suele provocar una reacción de ansiedad que perdura incluso después de haberte apresurado a contestar. Solemos olvidar que el teléfono es el sirviente y no el amo.
Si tienes una tarea vital que realizar encima de tu mesa, puedes activar el buzón de voz o el contestador y poner en silencio el aparato, no en zumbido, sino en silencio y boca abajo para no distraerte. Cuando hayas terminado el trabajo, devuelve todas las llamadas. Agrupar las llamadas te permite crearte un espacio de tiempo de descanso cuando te encuentres realizando algún trabajo que requiera toda tu concentración, y volver después al mismo con la mente despejada. Este sistema te evita además la pérdida inevitable de tiempo que supone tener que volver a concentrarse tras una breve llamada de teléfono.

Este procedimiento se puede aplicar en casa al igual que en el trabajo, pero si tiendes a olvidarte de las llamadas de los demás y no las devuelves, te crearás una reputación de falta de credibilidad, con lo cual perderás más de lo que ganas. Reservar un espacio de tiempo diario para realizar las llamadas telefónicas necesarias, te ayudará a controlar las interrupciones a la vez que disfrutarás de los beneficios de una buena comunicación con aquellas personas que sean importantes para ti. Trabajando en tu ordenador, evita interrupciones eliminando todo tipo de pop-up innecesarios, como el de “tienes un nuevo mensaje”, “tienes una nueva actualización”, “tienes 876Mb que puedes eliminar”, cuya mejor virtud es quitarte concentración cuando estás haciendo algo importante. Atiende el email dos o tres veces al día, nunca continuamente, pues en pocos trabajos es imprescindible responder en segundos un mensaje. Trata whatsapp como una herramienta: si la necesitas úsala, pero si no te aporta utilidad, gestiónala; tal vez sea el recurso de comunicación que más interrupciones provoca hoy, es tu responsabilidad aceptar ser constantemente interrumpido con mensajes que posiblemente no te interesen para conseguir tus objetivos y tus metas.

La capacidad para controlar las interrupciones depende en gran medida del comportamiento y de las actitudes personales. Si tu interrumpes frecuentemente el trabajo de los demás, no podrás esperar entonces que los demás tomen tu tiempo en consideración. Si por otra parte no planificas tu tiempo de trabajo, no esperes que dicho tiempo se gestione por magia.

Si permites los ruidos externos, los objetos innecesarios en la zona de trabajo, o las propuestas de detenerte para tomar café que te distraigan de la tarea que estás realizando ese momento, no serás capaz jamás de concentrarte eficazmente en el trabajo adecuado durante el tiempo necesario. Solo cuando aprendas a centrar tu atención en las prioridades de tu lista y a ignorar las circunstancias que te restan concentración, serás capaz de controlar las interrupciones.

¿Tienes alguna duda de que si haces las cosas previstas vas consiguiendo los objetivos marcados y, en cambio, si te dejas llevar no llegas? Y ahora dime: ¿tienes un minuto?

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