Pablo Romeo. Director ejecutivo Smile Consultores Málaga

Me da la impresión de que el tiempo parece ser un problema para casi todo el mundo, y no hablamos de terral o levante. Todos tenemos un montón de cosas que hacer, pero muchas de ellas no tienen absolutamente nada que ver con lo que realmente es importante en nuestras vidas. Con tantas distracciones es fácil llegar a pensar que estamos perdiendo el control.

¿Llegas a casa y piensas que hoy no has hecho todo lo que debías?, ¿después de más de 10 horas trabajando?, ¿con sentimientos de culpabilidad por no poder abarcar todo? Tranquilo: es el problema de la mayoría de las personas responsables.
Mi experiencia me demuestra cada día que somos autodidactas en lo que se refiere al uso del tiempo y casi todos hemos leído un manual de “gestión del tiempo” o incluso hemos realizado un cursillo acelerado para aprender a manejar “asesinos del tiempo”.
Pues tengo que decir que el tiempo no se puede gestionar, son 1.440 minutos cada día para cualquiera. La buena noticia es que sí podemos aprender a utilizarlo de una forma más sabia: centrarnos en las cosas que realmente importan, aprender a relativizar y a priorizar, practicar la delegación, trabajar para conseguir un propósito. En definitiva, tomar el control de nuestra forma de afrontar de una manera efectiva el tiempo. Casi nada.

Antes de que podamos tener más tiempo para las cosas que realmente importan en la vida tenemos que identificar cuáles son esas cosas. Necesitamos un poco de claridad. Necesitamos tener un conocimiento real de nuestros propios valores y metas. También necesitamos saber qué actividades son más importantes para nosotros. Una vez que entendemos lo que es verdaderamente importante, podemos organizarnos en consecuencia. Todos los consejos de gestión del tiempo en el mundo no nos ayudarán hasta que sepamos dónde poner nuestras prioridades.

Al mirar nuestras propias prioridades podríamos pensar en nuestros valores personales como un paraguas gigante bajo el que está todo lo demás. Nuestras metas son como pasos que tomamos para reforzar esos valores. Actividades de alta prioridad serían las acciones específicas que nos ayudan a alcanzar nuestras metas.
Cuando nuestras metas en armonía con nuestros valores y nuestras actividades contribuyen al logro de esos objetivos, la vida se vuelve más unificada y armoniosa. Esto no quiere decir que no vayamos a invertir nunca más nuestro tiempo al cuidado de “cosas necesarias”: tan solo va a cambiar lo que entendemos como “necesario” y la cantidad de tiempo que le dedicamos. Como en todos los demás aspectos de la vida, el equilibrio es la clave.

¿Cómo empezar a gestionar mejor nuestro día a día de acuerdo con lo que queremos?

Esta pregunta la podríamos sustituir por ¿cómo gestionar el tiempo? Lo malo es que todos hemos comprobado que no funciona tal y como se plantean las soluciones a un problema que no tiene nada que ver con una mecánica de la organización o recetas mágicas para todos. Es más complejo y apunta directamente a nuestras emociones. Se trata más bien de cambiar emociones por acciones de una manera más inteligente. Ahí van las pistas:

1. Decidir qué es importante de acuerdo con mis valores, mis creencias, mi misión personal o profesional. No podemos estar toda la vida pensando “ya hago lo que puedo” sin tener claro a dónde pretendo llegar.
2. Fijar objetivos personales y profesionales de acuerdo con mi filosofía de vida. Si enfocamos a lo que queremos, es más fácil la carrera de fondo.
3. Desarrollar metas y los pasos de acción necesarios para alcanzar esos objetivos. Si vamos a por todas, es más que posible que nos volvamos sin nada. La improvisación lleva al desastre. Si asignamos tiempo y recursos personales o profesionales con realismo, seguro que conseguiremos avanzar decididamente.
4. Listar las prioridades para cada día. Para evitar despistarse cada día necesitamos saber qué actividades merecen la mayor parte de nuestra atención. La única manera de mantenerse en el camino es escribir estas cosas por orden de importancia. Una vez completado lo primero, a por lo segundo. Parar a la hora prevista y, si es preciso, acabar el día siguiente.
5. Unificar los calendarios. Si tienes un calendario en el PC, una agenda diaria, un calendario de pared y una app, puedes tener un dolor de cabeza. Hay que decidir qué herramientas de planificación son útiles y cuáles no. Si tengo una app y una libreta, el esfuerzo por sincronizarlos es muy alto. Si tengo Google calendar para el trabajo de equipo y mi propio planificador de mano para mi plan de acción, estoy separando las utilidades y es más fácil. Lamentablemente no hay un método válido, es algo personal. La mejor opción es, sin duda, un solo soporte para todo, pero no hay muchos planificadores en el mercado que abarquen todo –si los hay-.
6. Cada proyecto necesita su plan de acción. Siempre hay una secuencia más eficiente para ahorrar tiempo y esfuerzo que debemos identificar y seguir. Es mejor invertir un poco de tiempo para ahorrarlo después, siempre salen las cuentas.
7. Programar las tareas más importantes primero. Si abordas las tareas más importantes primero, será mucho más fácil encontrar tiempo para las menos importantes. Si permites que tu atención se desvíe hacia las tareas sin importancia, lo más probable es que nunca llegues a terminar las cosas que realmente importan.
8. ¡No puedes hacerlo todo, vive con ello! Hay que centrarse en las actividades que producen resultados importantes. Para otras actividades que simplemente hay que hacer, tenemos tres caminos: delegar –o subcontratar-, dedicarles menos tiempo –o asignar mayor plazo de ejecución en dosis de trabajo menores- o, aunque a veces da miedo, mandarlas a paseo en espera de un momento más apropiado.
9. Llevar un registro de tu tiempo. Para saber como se utiliza el tiempo, hay que hacer un registro de tiempo de una semana o dos al año. ¿Cuánto tiempo se está perdiendo en las actividades sin importancia? ¿De dónde vienen la mayoría de las interrupciones? ¿Se presentan durante ciertos periodos de tiempo o en días específicos de la semana? Una vez que tengas esta información, fija acciones de mejora.
10. Hacer menos. El secreto está en ser realista en cuanto a la cantidad de cosas que se programan en un día. Un gramo de logro es mejor que un kilo de frustración, o no por mucho agendar…
11. Minimizar interrupciones. Bloquear partes del día durante las cuales no estás para nadie a menos que sea absolutamente necesario. Suele ser una objeción de todos los que nos creemos imprescindibles, pero créeme: siempre que sea posible, apaga el teléfono, los pop-ups, mensajería instantánea, notificaciones y cualquier otra cosa que tenga la única virtud de apoderarse de tu atención y alejarte de tus objetivos. Tenemos que aprender a concentrarnos en una sola tarea. Y con ruido es imposible.
12. Escoger tu tiempo con cuidado. Una de las claves para hacer las cosas de manera efectiva es programar el trabajo más difícil para la hora del día en que estás más enérgico y alerta. Me gusta hacer mis tareas más difíciles de madrugada porque es cuando es más fácil concentrase. Una vez realizadas las (pocas) cosas realmente importantes del día, toca disfrutar de la improvisación, del caos y de la diversión.
13. Hacer las tareas más desagradables tan pronto como sea posible. En lugar de posponer las cosas que realmente no quieres hacer, sacarlas de encima tan pronto como sea posible. La sensación de libertad no tiene precio.
14. Esperar lo inesperado. Son cosas que pasan, así es la vida. Si programas sin espacios “muertos” que no admiten los imprevistos, se elevan dramáticamente las posibilidades de sentirse estresado durante todo el día. Si tienes que estar en alguna parte y crees que puedes hacerlo en 15 minutos, deja 25. Deja pequeños bloques de tiempo durante el día para amortiguadores frente a lo inesperado. En el caso de no producirse, se puede usar ese tiempo para un receso, una llamada o leer un artículo de tu revista favorita.
15. Aplicar la regla 80/20. En términos generales, el 20 por ciento de nuestro esfuerzo produce el 80 de nuestros resultados. Eso significa que si tengo una lista de 10 cosas que hacer, dos de ellas producirán mejores resultados que las otras 8 en su conjunto. Hay que identificar qué tareas realmente te acercan hacia tus metas y darles la prioridad que se merecen.
16. Evitar abrumarse. Todos hemos estado frustrados en alguna ocasión. Lo mejor es coger un papel y un bolígrafo, escribir lo que tengo que hacer, priorizar y ponerse en acción. Escribir ayuda a reflexionar más profundamente que un soporte electrónico, nos aclara dudas, nos ofrece diferentes opciones al ritmo de nuestra muñeca y es relajante.
17. Tomar descansos periódicos. Trabajar dos horas, caminar 15 minutos, trabajar una hora, parar a un café de 10 minutos, trabajar otras dos horas, a comer una hora y descansito para reponer espíritu y energía. O utilizar los descansos para hacer una tarea menos exigente, como llamar por teléfono, leer algo, charlar de algo intrascendente.
18. No seas un perfeccionista. Con toda honestidad, no sirve de nada. Puedes pasar una cantidad infinita de tiempo tratando de conseguir algo perfecto. ¿No es absurdo gastar el 90 por ciento de tu tiempo tratando de hacer una mejora del 3 por ciento? Es importante que sepamos cuándo es el momento de pasar a la siguiente actividad y aprender a dejarlo lo suficientemente bien. No todos somos artistas.
19. Preparados, listos, ¡ya! A veces, el mejor enfoque es comenzar simplemente a trabajar en el proyecto. No te metas de lleno en planear cada pequeño detalle para nunca empezar. Una vez que comienzas a trabajar descubrirás lo que hay que hacer y mejorar. Incluso si hay que dar marcha atrás un poco, seguirás en la vanguardia del juego porque estás tomando acción en lugar de esperar.

20. Ser flexibles. Estas son sólo sugerencias, no son reglas puras y duras. Hay que experimentar, averiguar lo que funciona para ti, sin miedo de personalizar las ideas para adaptarse a tus circunstancias y necesidades individuales, aprender de manos de expertos en técnicas y métodos probados de organización personal, descubrir la delegación. Nunca sabrás hasta que te des una oportunidad.

¿Por qué la gestión del tiempo no existe? El tiempo es valioso, es nuestro mayor recurso en la vida. Es normal decir que el tiempo es oro, la verdad es que el tiempo es vida y más tiempo significa más vida. Es lo más valioso que tenemos. Si aprendemos a tener una visión equilibrada de cómo usamos nuestro tiempo, la vida puede ser agradable y productiva. Pero, en definitiva, se trata de cómo somos capaces de conseguir una o dos o cinco horas al día, o sea, de gestionarnos mejor. Porque nadie nos va a dar días de 29 horas, ni falta que hacen. Nosotros realmente podemos crear más tiempo para hacer lo que queremos y debemos, alejándonos del “ya hago lo que puedo” en jornadas larguísimas y con un estrés constante.